MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN SISTEM PRODUKSI JUST-IN-TIME DAN PRODUKSI “RAMPING” (LEAN)

 

MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

SISTEM PRODUKSI JUST-IN-TIME DAN PRODUKSI “RAMPING” (LEAN)

 

A. JIT dan Operasi Ramping

JIT (just-in-time) adalah pendekatan berkelanjutan dan penyelesaian masalah secara paksa yang berfokus pada keluaran dan pengurangan penggunaan persediaan. Dengan penekanan pada peningkatan berkelanjutan, penghargaan terhadap orang lain, dan praktik kerja standar. Toyota Production System (TPS) diperlukan dalam lini perakitan.

Operasi Ramping (lean operation) memasok sesuai dengan keinginan pelanggan ketika pelanggan mengingingkannya, tanpa pemborosan, dan melalui perbaikan berkelanjutan. Perbedaan antara ketiganya adalah:

·         JIT menekankan pada penyelesaian masalah;

·         TPS menekankan pada pembelajaran pegawai dan peningkatan lingkungan lini perakitan;

·         operasi ramping menekankan pemahaman mengenai pelanggan.

1. Meniadakan Limbah

Produsen yang berpola piker “ramping” akan berpikir sempurna; tidak ada bagian yang rusak, tidak ada persediaan, hanya aktifitas yang menambah nilai, dan tidak ada sampah ataupun limbah. Taichii Ohno, yang dikenal akibat pekerjaannya di bidang TPS, mengidentifikasikan hal-hal yang termasuk dalam tujuh kategori sampah. Berikut 7 limbah menurut Ohno:

1) Kelebihan produksi. Persediaan dalam bentuk apapun biasanya akan menjadi sampah.

2) Antrean: waktu menganggur, penyimpanan, dan menunggu adalah limbah.

3) Transportasi: memindahkan bahan antar pabrik atau pusat kerja dan memegang kendali lebih dari satu adalah limbah.

4) Persediaan.

5) Pergerakan: gerakan dari pelanggan atau orang yang tidak menambahkan nilai adalah limbah.

6) Proses berlebih.

7) Produk cacat.

Selama lebih dari satu abad, para manajer menggunakan suatu sistem housekeeping untuk menjaga area kerja tetap bersih, teratur, dan efisien, serta sebagai upaya mengurangi sampah (kini dikenal sebagai 5S). Berikut 5S tersebut:

1) Sortir (sort / segregate): menyimpan kebutuhan dan membuang segala sesuatu yang lain dari area kerja; jika ragu-ragu akan suatu barang, buanglah barang tersebut.

2) Sederhanakan (simplify / straighten): atur dan gunakan perangkat-perangkat analisis metode untuk meningkatkan aliran keja dan mengurangi pergerakan yang tidak bermanfaat.

3) Sapu (shine / sweep): bersihkan area kerja setiap hari; hilangkan kotoran, konstaminasi, dan barang-barang berserakan dari area kerja.

4) Standarisasi (standardize): hilangkan varias-variasi proses dengan membuat prosedur operasi standar dan daftar periksa; standar yang baik akan sangat nyata.

5) Disiplin diri (self-discipline): lakukan penilaian secara periodik untuk menghargai upaya-upaya dan memotivasi agar kemajuan dapat terus berlangsung.

Manajer-manajer dari AS sering menambahkan 2S tambahan, yaitu:

·         Keselamatan (safety): ciptakan praktik-praktik keamanan yang baik ke dalam lima kegiatan di atas.

·         Pemeliharaan (support / maintenance): kurangi variabilitas, waktu menganggur yang tidak direncanakan, dan biaya-biaya.

2. Menghilangkan Variabilitas

Variabilitas adalah segala penyimpangan yang berasal dari proses optimal yang mengeluarkan produk sempurna dengan tepat waktu dan setiap saat. Semakin sedikit variablitas di dalam sistem, maka semakin dikit pemborosan dalam sistem itu. Variabilitas dapat bersumber dari:

1.      Gambar atau spesifikasi teknik yang tidak akurat.

2.      Pekeja, mesin, dan pemasok yang menghasilkan unit yang tidak sesuai standar, terlambat, atau dengan satuan yang tidak sesuai.

3.      Permintaan pelanggan yang tidak diketahui.

Baik JIT maupun pengurangan persediaan adalah alat yang efektif untuk mengenali sebab-sebab variabilitas.

3. Meningkatkan Keluaran

Keluaran adalah ukuran yang dibutuhkan untuk memindahkan suatu pesanan dari penerimaan ke pengiriman. Waktu ketika permintaan sedang dikerjakan di pabrik sdisebut waktu siklus produksi. Waktu ini menunjukkan periode antara kedatangan bahan mentah dan pengiriman produk jadi.

Sebuah teknik untuk meningkatkan keluaran disebut sistem tarik. Sistem tarik adalah sebuah sistem yang menarik unit di mana ia diperlukan dan saat ia diperlukan. Sistem tarik menggunakan sinyal untuk meminta dilakukannya proses produksi dan pengiriman dari satu stasiun ke stasiun lain yang memiliki kapasitas produksi. Dengan menarik bahan melalui sistem dengan ukuran lot yang sangat kecil pada saat diperlukan, tumpukan persediaan dan sampah dapat dihilangkan. Sistem dorong adalah lawan dari JIT. Menarik bahan melalui suatu sistem produksi – saat diperlukan alih-alih dalam situasi “dorong” – biasanya dapat mengurangi biaya, meningkatkan kinerja penjadwalan, dan menambah kepuasan pelanggan.

 

B. Just-In-Time (JIT)

Dengan penyelesaian masalah secara paksa yang berpusat pada keluaran dan persediaan yang lebih sedikit, JIT menyediakan strategi yang kuat untuk meningkatkan berbagai operasi bisnis. Dengan JIT, bahan-bahan tiba di mana dibutuhkan dan hanya ketika dibutuhkan. Ketika suatu barang tidak tiba saat dibutuhkan, itu “masalahnya”. JIT yang efektif harus didukung oleh kemitraan yang bermakna antara pembeli dan pemasok.

Kemitraan JIT

Suatu kemitraan JIT timbul ketika pemasok dan pembeli bekerja sama dengan komunikasi yang terbuka dan sasaran untuk mengurangi sampah (pemborosan) dan biaya. Berikut beberapa sasaran dari kemitraan JIT:

1.      Menghilangkan aktivitas yang tidak perlu.

2.      Menghilangkan perlunya menyimpan persediaan di pabrik.

3.      Menghilangkan persediaan dalam transit dengan mendorong para pemasok dan calon pemasok untuk memilih lokasi di dekat penjual, serta melakukan pengiriman dalam jumlah kecil, tetapi sering.

4.      Meningkatkan kualitas dan keandalam melalui komunikasi, kerja sama, dan komitmen jangka panjang.

Perhatian Pemasok

1.      Diversifikasi. Pemasok mungkin tidak ingin terikat kontrak jangka panjang dengan hanya satu pelanggan. Pemasok beranggapan risiko akan dapat dikurangi jika mereka mempunyai beberapa pelanggan.

2.      Penjadwalan. Banyak pemasok kurang yakin terhadap kemampuan pembeli untuk memproduksi pesanan dalam jadwal yang lancar dan terkoordinasi.

3.      Perubahan. Perubahan teknik atau spesifikasi kerap merupakan malapetaka bagi JIT karena kurangnya waktu tunggu bagi pemasok untuk mengimplementasikan perubahan-perubahan yang diperlukan.

4.      Kualitas. Anggaran permodalan, proses-proses, dan teknologi dapat membatasi kualitas produk.

5.      Ukuran lot. Para pemasok beranggapan penerimaan barang dalam lot yang kecil secara sering merupakan suatu cara mentransfer biaya penyimpangan yang seharusnya ditanggung pembeli kepada pemasok. 

C. Tata Letak JIT

Tata letak JIT mengurangi bentuk pemborosan lain, yaitu pergerakan. Bergeraknya bahan pada suatu lantai pabrik tidak memberikan nilai tambah. Sebagai konsekuensinya, para manajer menginginkan tata letak fleksibel yang mengurangi pergerakan orang dari bahan. Tata letak JIT memindahkan bahan secara langsung ke lokasi yang diperlukan.

1. Pengurangan Jarak

Mengurangi jarak adalah suatu konstribusi utama dari sel kerja, pusat kerja, dan pabrik yang terfokus. Jalur produsi yang panjang dan lot ekonomis yang sangat besar dengan barang-barang yang melintas melalui mesin yang sangat besar untuk operasi tunggal sekarang sudah tidak ada lagi. Dewasa ini, perusahaan-perusahaan menggunakan sel kerja yang biasanya disusun dalam bentuk U dan mengandung beberapa mesin yang melakukan operasi-operasi berbeda.

2. Peningkatan Fleksibilitas

Sel kerja yang modern dirancang sedemikian hingga dapat ditata kembali dengan mudah untuk menyesuaikan terhadap perubahan dalam volume, perbaikan produk, atau bahkan desain-desain baru. Hampir tidak ada satu hal pun dalam departemen-departemen baru yang tidak dapat diganti. Fleksibilitas tata letak membantu perubahan-perubahan yang berasal dari perbaikan produk dan proses yang tidak bisa diabaikan dengan adanya filosofi peningkatan berkelanjutan.

3. Dampak pada Pekeja

Pekerja yang bekerja bersama dilatih silang sehingga mereka dapat menghadirkan efisiensi dan fleksibilitas pada sel kerja. Tata letak JIT membuat para pekerja dapat bekerja sama sehingga mereka dapat saling berbagi permasalahan dan peluang untuk dilakukannya peningkatan.

4. Ruang dan Persediaan yang Berkurang

Karena tata letak JIT mengurangi jarak perjalanan barang, JIT juga mengurangi persediaan dengan menghilangkan ruang untuk persediaan. Ketika terdapat ruang kecil, persediaan harus dipindah dengan jumlah lot yang sangat kecil atau bahkan setiap satu unit. Unit selalu bergerak karena tidak ada gudang.

 

D. Persediaan JIT

Persediaan dalam sistem produksi dan distribusi biasanya bersifat jaga-jaga jika terjadi sesuatu yang tidak beres. Artinya, persediaan hanya digunakan jika terjadi perubahan dalam rencana produksi. Kemudian, persediaan “berlebih” ini digunakan untuk menutupi perubahannya atau masalahnya. Taktik persediaan yang efektif haruslah “just in time” dan bukan “just in case”. Persediaan just-in-time adalah persediaan minimum yang diperlukan untuk menjaga agar suatu sistem dapat berjalan dengan sempurna.

1. Mengurangi Variabilitas

Gagasan di balik JIT adalah meniadakan persediaan yang menyembunyikan variabilitas dalam sistem produksi.

2. Mengurangi Persediaan

Para manajer operasi beralih ke JIT; pertama, dengan meniadakan persediaan. Dengan mengurangi persediaan, manajemen telah membuang masalah yang tampak hingga seluruh danaunya menjadi bersih. Setelah danaunya bersih, para manajer mengurangi kembali persediaan, kemudian mengikis permasalahan yang tampak pada tingkat berikutnya. Pada akhirnya, akan terdapat kondisi di mana tidak ada lagi persediaan dan juga masalah.

3. Mengurangi Ukuran Lot

Just-in-time juga berarti meniadakan limbah dengan mengurangi investasi persediaan. Kunci menuju JIT adalah menghasilkan produk yang baik dalam ukuran lot kecil. Idealnya, dalam sebuah lingkungan JIT, ukuran pesanan adalah satu dan unit-unit tunggal ditarik dari satu proses ke proses lain di sebelahnya.

4. Mengurangi Biaya Penyetelan

Baik biaya persediaan maupun biaya penyimpanan akan berkurang sejalan dengan turunnya jumlah persediaan pesanan ulang dan tingkat persediaan. Namun, karena persediaan memerlukan biaya pemesanan atau penyetelan pada unit yang diproduksi, para manajer cenderung membeli pesanan dalam jumlah besar. Dengan pesanan berjumlah besar, setiap unit yang dibeli atau dipesan hanya menyerap sebagian kecil dari biaya penyetelannya. Cara mengurangi ukuran lot dan persediaan rata-rata adalah mengurangi biaya penyetelan yang ada gilirannya akan dapat mengurangi ukuran pesanan yang optimal.

 

E. Penjadwalan JIT

Jadwal efektif yang dikomunikasikan dalam organisasi dan kepada para pemasok luar akan mendukung JIT. Penjadwalan yang lebih baik juga meningkatkan kemampuan untuk memenuhi pesanan pelanggan, menurunkan persediaan dengan menjadikan ukuran lot lebih kecil, dan mengurangi barang setengah jadi.

1. Jadwal Bertingkat

Jadwal bertingkat kerap memproses lot-lot kecil dengan alih-alih lot-lot besar yang jumlahnya sedikit. Karena teknik ini menjadwalkan banyak lot kecil yang selalu berubah, hal ini terkadang disebut penjadwalan “jelly bean”. Penjadwalan mungkin mendapati bahwa membekukan sebagian jadwal yang paling dekat dengan batas waktu membuat sistem produksi dapat berfungsi dan jadwalnya terpenuhi. Pembekuan berarti tidak memperbolehkan perubahan dalam jadwal.

2. Kanban

Suatu cara mencapai lot yang kecil adalah memindahkan persediaan ke dalam pabrik hanya jika dibutuhkan, alih-alih mendorongnya ke stasiun kerja berikutnya tanpa mempertimbangkan ada atau tidaknya pekerja yang siap mengerjakan lot tersebut. Orang-orang Jepang menyebut sistem ini sebagai kanban. Kanban membuat waktu kedatangan dalam pusat kerja sama dengan waktu pemrosesan. Kanban adalah bahasa Jepang dari kartu yang kemudian diartikan sebagai “isyarat” atau “tanda”, sistem kanban memindahkan bagian-bagian produksi lewat suatu “tarikan” dari suatu isyarat.

F. Kualitas JIT

Hubungan antara JIT dan kualitas sangatlah kuat. Hubungannya ada tiga. Pertama, JIT memotong biaya untuk mendapatkan kualitas barang yang baik. Kedua, JIT meningkatkan kualitas. Akhirnya, kualitas yang lebih baik memerlukan lebih sedikit penyangga sehingga sistem JIT yang lebih baik dan lebih mudah diterapkan akan terbentuk.

 

G. Sistem Produksi Toyota

1) Perbaikan Berkesinambungan

Perbaikan berkesinambungan dalam TPS berarti membangun budaya organisasional dan menanamkan sistem nilai kepada para pekerja yang menekankan bahwa proses dapat diperbaiki. Pada kenyataannya, perbaikan tersebut adalah bagian integral dari pekerjaan setiap pekerja.

2) Menghargai Orang Lain

Di Toyota, orang-orang dipekerjakan, dilatih, dan diperlakukan seperti tenaga kerja berpengetahuan. Dengan pelatihan silang yang agresif dan klasifikasi kerja yang sedikit, TPS mengolah kapasitas mental sekaligus fisik pekerjanya dalam upaya yang menantang, yaitu memperbaiki operasi-operasi di Toyota. Para pekerja diberdayakan.

3) Praktik Kerja Standar

·         Pekerjaan dispesifikasi dengan lengkap berkenaan dengan apa yang menjadi isi, urutan, waktu, dan hasil keluarannya.

·         Hubungan internal dan eksternal antara pelanggan dan pemasok dilakukan secara langsung dengan menspesifikasikan pekerja, metode, waktu dan jumlah.

·         Produk dan pelayanan harus mudah dan langsung.

·         Peningkatan dalam sistem harus dibuat  sesuai dengan “metode ilmiah” pada tingkat terendah dalam organisasi.

H. Operasi Ramping

Operasi ramping berarti mengenali nilai pelanggan dengan menganalisis semua aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah produk, kemudian mengoptimalkan keseluruhan prosesnya berdasarkan cara pandang pelanggan. Manajer menemukan hal yang dapat memberikan nilai bagi pelanggan dan yang tidak.

Membangun Organisasi Ramping

Peralihan ke sistem poduksi ramping memang sulit. Membangun sebuah budaya organisasi di mana pembelajaran dan perbaikan berkesinambungan adalah normanya merupakan suatu tantangan. Namun, organisasi yang fokus pada JIT, kualitas, dan peningkatan pekerja biasanya merupakan produsen yang ramping. Dengan demikian, perusahaan menghilangkan berbagai aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah di mata pelanggan.

Operasi ramping cenderung berbagi hal-hal berikut:

·         Menggunakan teknik just-in-time untuk meniadakan hampir semua persediaan.

·         Membangun sistem yang membantu pekerja menghasilkan komponen yang sempurna setiap saat.

·         Mengurangi kebutuhan ruangan dengan mengurangi jarak tempuh.

·         Mengembangkan hubungan yang erat dengan para pemasok dengan membantu mereka memahami pentingnya kebutuhan pelanggan.

·         Mendidik para pemasok untuk menerima tanggung jawab dalam memuaskan kebutuhan pelanggan.

 

I. Operasi Ramping Dalam Sektor Jasa

1. Pemasok

Seperti yang kita ketahui, hampir setiap restora mengadakan kesepakatan bisnis dengan para pemasoknya berdasarkan JIT. Restoran yang tidak melakukannya biasanya akan gagal.

2. Tata Letak

Tata letak yang ramping diperlukan dalam dapur restoran, di mana makanan dingin harus disajikan dingin dan makanan hangat disajikan hangat.

3. Persediaan

Pialang saham menurunkan persediaan hingga mendekati nol setiap hari. Kebanyakan pesanan jual dan beli terjadi secara langsung karena sebuah pesanan jual atau beli yang tidak dieksekusi tidak dapat diterima oleh hampir semua klien. Seorang pialang mungkin berada dalam masalah serius jika ia menahan sebuah perdagangan yang tidak dieksekusi.

4. Penjadwalan

Pada loket penjualan maskapai penerbangan, fokus sistemnya adalah permintaan pelanggan. Namun, permintaan tidaklah dipenuhi oleh ketersediaan inventori, melainkan oleh pekerja. Melalui penjadwalan yang rumit, pekerja loket muncul tepat waktu agar dapat memnuhi permintaan pelanggan, dan mereka menyediakan pelayanan berdasarkan JIT.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Heizer, Jay, Barry Render and  Chuck Munson. 2016. “OPERATIONS MANAGEMENT Sustainability and Supply Chain Management”. New Jersey:Pearson.E-book.