MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN
Business Process Reengineering (BPR)
Business Process Reengineering (BPR)
A. Pengertian
Business Process Reengineering (BPR) adalah strategi manajemen bisnis , awalnya
dirintis pada awal tahun 1990 , berfokus pada analisis dan desain alur kerja
dan proses dalam sebuah organisasi.
Business
Process Reengineering (BPR) merupakan
suatu pendekatan manajemen yang bertujuan untuk memperbaiki dengan cara
efisiensi dan efektifitas dari proses yang ada. Peningkatan kerja dengan melakukan perbaikan proses bisnis, terutama
memikirkan kembali dan mendesain ulang cara kerja yang dilakukan dalam proses
bisnis yang dilakukan, disaat seperti ini Business
Process Reengineering (BPR) digunakan.
Gambar Hirarki Bisnis Suatu Sistem
Hal
yang perlu diperhatikan dalam pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem
bisnis secara mendasar adalah Fundamental, Radikal, Dramatis, Orientasi Proses.
1.
Fundamental, Mengapa perlu melakukan proses BPR? Ini hal fundamental
hal BPR memulai sesuatu dari awal, tanpa asumsi dan menentukan apa yang harus
dilakukan perusahaan dan bagaimana cara melakukannya
2.
Radikal, Desain radikal dari proses bisnis berarti mendesain
ulang sesuatu dari awal, tidak memperbaiki prosedur yang sudah ada, dan
berusaha melakukan optimasi. Jadi Radikal mengabaikan seluruh struktur dan
prosedur yang sudah ada dan menemukan cara baru yang berbeda dengan sebelumnya
dalam menyelesaikan pekerjaan
3.
Dramatis, BPR bukanla suatu usaha mencapai perbaikan sedikit demi
sedikit dan bertahap, tetapi merupakan usaha mencapai lompatan besar dalam
memperbaiki dan upaya mencapai kinerja perusahaan dimana perusahaan dalam
menghadapi kesulitan.
4.
Orientasi
Proses, Orientasi pada proses
merupakan kata kunci terpenting dalam proses BPR untuk memberikan solusi
terhadap proses tersebut dalam menghasilkan suatu produk, tidak hanya berfokus
pada tugas, struktur, orang. BPR berfokus pada proses dan menentukan bagaimana
membuat proses untuk memperbaiki cara melakukan bisnis
Tujuan Utama suatau perusahaan melakukan Business
Process Reengineering (BPR)
1.
Membantu organisasi
fundamental memikirkan kembali bagaimana melakukan pekerjaan dan melakukan
proses bisnis dalam rangka untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada
parapelanggan, mengurangi biaya operasional.
2.
Membantu perusahaan secara
radikal melakukan merestrukturisasi organisasi dengan berfokus pada desain
proses bisnis menjadi lebih efisien dan efektif
Alasan BPR Diperlukan
Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor
privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali
bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada
pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci
utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan
jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini
untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode
kerja pada saat yang sama.
Konsep BPR
Konsep dari BPR pertama kali ditulis dalam publikasi secara simultan
oleh Hammer (1990) dan Davenport & Short (1990) dan Hammer & Champy
(1993), mereka menyatakan BPR adalah suatu pendekatan yang sama sekali baru
berkenaan dengan ide dan model yang digunakan dalam memperbaiki bisnis.
Davenport & Short (1990) lebih melihat BPR sebagai perluasan dari
“industrial engineering”.
Sebenarnya ada dua
kelompok besar penelitian BPR.
B.
Prinsip-prinsip BPR
Business Process Reengineering
(BPR) adalah analisis dan merancang ulang alur kerja dalam dan di antara
perusahaan. Michael Hammer dan James Champy menyarankan tujuh prinsip-prinsip
rekayasa ulang untuk mengeffisienkan proses kerja dan dengan demikian mencapai
peningkatan kualitas, manajemen waktu, dan biaya:
Mengatur terbentuknya
hasil, bukan tugas.
1.
Identifikasi semua proses dalam organisasi
dan memprioritaskan mereka dalam rangka mendesak mendesain ulang.
2.
Mengintegrasikan pengolahan informasi
pekerjaan ke dalam pekerjaan nyata yang menghasilkan informasi.
3.
Perlakukan secara geografis sumber daya
seolah-olah mereka terpusat.
4.
Link paralel kegiatan di alur kerja
5.
Letakkan titik keputusan dimana pekerjaan
dilakukan, dan membangun kontrol ke dalam proses.
6.
Menangkap informasi sekali dan pada
sumbernya.
Peranan BPR:
1.
Menvalidasi
informasi dari proses bisnis
2.
Menyeleksi bagian
fungsi atau proses bisnis yang mana yang membutuhkan analisislebih lanjut
3.
Mengidentifikasi
alur dokumen yang datang dan ketidekefisienan proses bisnis yang sedang
berlangsung
4.
Mengidentifikasi
fungsi dan proses mana yang mempunyai performa bagus dan
dipertahankan keeksistensiannya.
5.
Mengidentifikasi
kesempatan yang bagus dan potensial untuk harmonisasi fungsi dan proses antara
departemen.
6.
Mengidentifikasi
kesempatan potensial dalam penerapan teknologi/servis yang akan digunakan pada
masa yang akan datang
7.
Menyediakan dasar
untuk mengukur dan memeriksa kondisi environment masa sekarang / mendesign
ulang environment masa yang akan datang.
Secara umum siklus Bisnis Process
Re-enginnering dapat digambarkan sebagai berikut:
Yang
dibagi menjadi 4 tahapan yang terdiri dari
1.
Identify Processes
2.
Review update Analyze as is
3.
Design to-be
4.
Test Implement to-be
Dari
keempat tahapan tersebut apabila tahapan yang terdahulu belum mencapai target
yang diinginkan maka process akan menunggu sampai process terselesaikan dalam
arti lain 4 tahapan process diatas tidak boleh ada yang terlewatkan.
C.
Fase Rekayasa Ulang
Ada empat tahapan untuk
melakukan rekayasa ulang proses bisnis yang berhasil, yaitu:
- Organizing the
Organization. Fase
pertama ini merupakan titik dimana organisasi perlu memutuskan proses mana
yang akan direkayasa ulang. Tergantung pada jumlah rekayasa yang akan
dilakukan, team pelaksana perlu dibentuk. Team diorganisasi yang
memperhatikan gabungan berbagai ketrampilan yang dimiliki. Pemilihan
champion yang akan memimpin tercapainya tujuan adalah sangat penting.
Cakupan dan jadwal kerja harus diberikan pada team, termasuk pelatihan
sebelum mereka menjalankan rekayasa ulang.
- Analyzing the Current
Process. Fase
berikutnya adalah melakukan analisis proses yang berjalan saat ini
secukupnya untuk memahami bagaimana proses tersebut berjalan, dan berapa
waktu siklusnya. Team harus menyadari bahwa proses yang dibangun harus
lengkap yang dimulai dari pelanggan dan berakhir pada
pelanggan. Karena tujuan rekayasa ulang adalah merevisi proses agar
layanan pelanggan lebih baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab oleh
team; yaitu siapa pelanggan organisasi, dan apa yang mereka inginkan.
Dalam proses rekayasa ulang, team harus mampu memutuskan apa yang berjalan
dan tidak berjalan pada proses yang direkayasa ulang dan memutuskan bagian
mana yang harus diperbaiki.
- Developing New
Concepts. Fase
ini merupakan fase ketika tema harus berfikir Out of the box. Haruslah tetap diingat bahwa
rekayasa ulang bukan perubahan sedikit demi sedikit, tetapi perubahan yang
radikal; yang harus terjadi perbaikan pada biaya dan waktu siklus mencapai
50%. Seluruh sumber daya, teknologi, sistem manajemen yang terbaik saat
ini harus menjadi pertimbangan untuk ditemukannya proses baru yang jauh
lebh baik.
- Moving from the Current
Organization to the New Model. Ketika model baru telah ditentukan, strategi untuk
menjabarkan model dengan konsep baru ini perlu dikembangkan. Terkadang
cara yang terbaik adalah mengelola perubahan ini pada sebagian kecil
organisasi untuk memastikan tidak adanya kesalahan, kemudian pada unit
yang lebih luas, dan akhirnya pada organisasi keseluruhan. Karena
perubahan yang dilakukan adalah radikal, maka akan ditemui sesuatu yang
tidak diharapkan saat implementasi konsep baru. Kritik dari orang-orang
yang tidak setuju perubahan akan terjadi. Ini yang perlu
dikelola. Untuk mengantisipasi hambatan, rekayasa ulang hanya dapat
berjalan ketika top management memberikan 100% komitmen untuk semua usaha
yang dilakukan, dan melawan usaha-usaha yang menghambat. Orang-orang yang
bekerja dalam proses rekayasa ulang akan menjadi orang-orang yang tidak
populer di lingkungannya; sehingga perlu suatu garansi bahwa mereka akan
memperoleh posisi baru, karena kadang mereka tidak dapat kembali pada
pekerjaan lama mereka.
Implementasi BPR
Kebanyakan
BPR dilakukan untuk mengembangkan bisnis yang sedang dijalankan oleh
organisasi. Suatu organisasi melakukan BPR apabila organisasi tersebut dalam
keadaan kritis, sudah melihat bahwa dalam jangka waktu tertentu akan kritis,
ataupun bagi organisasi yang ingin melebihi kompetitornya. Oleh sebab itu,
dalam BPR seringkali berorientasi pada kepuasan pelanggan terhadap layanan,
harga jual, kecepatan pelayanan, dan perkembangan dari produk. Cross (1994)
menyakan ada 6 kategori dalam mendesain suatu prinsip yang harus
diimplementasikan apabila suatu organisasi ingin kegiatan BPR-nya dapat sukses:
1.
Kualitas pelayanan. Memperhatikan kualitas
pelayanan juga berarti menyediakan petunjuk mengenai proses desain seperti yang
diharapkan oleh konsumen.
2.
Alur kerja. Berhubungan dengan mengatur
bagaimana alur proses dari kerja sebuah organisasi.
3.
Ruang kerja. Berpengaruh terhadap konsep
ergonomis dan tata letak dari suatu budaya kerja di organisasi.
4.
Improvisasi yang kontinyu. Membantu dalam
memastikan apakah proses tersebut bisa mandiri atau tidak.
5.
Tenaga kerja. Bagaimanapun juga, alur kerja
yang sudah diatur tidak dapat dilakukan tanpa ada faktor manusia didalamnya.
6.
Teknologi Informasi. Membantu memastikan
bahwa teknologi sebagai salah satu faktor yang bisa membantu menambah nilai
(added value) dalam alur kerja (worflow).
Dampak BPR terhadap Kinerja Perusahaan
Dua pilar dari setiap
organisasi adalah orang-orang dan proses. Jika individutermotivasi
dan bekerja keras, namun proses bisnis adalah kegiatan rumit dan non-esensial
tetap, kinerja organisasi akan menjadi miskin. Reengineering Proses Bisnis
adalah kunci untuk mengubah cara orang bekerja. Apa yang tampaknya
perubahan kecil dalam proses dapat memiliki efek dramatis
pada arus kas, pelayanan dan kepuasan pelanggan. Bahkan tindakan
mendokumentasikan proses bisnis sendiri biasanya akan meningkatkan efisiensi
organisasi dengan 10%.
BPR merupakan alat yang sangat
baik untuk digunakan dalam mendorong kecepatan proses operasi. Process
mapping can reveal the constraints and bottlenecks in an operation. Proses
pemetaan dapat mengungkapkan kendala dan hambatan dalam sebuahoperasi.
Keuntungan
Memakai BPR:
1. Memberikan gambaran yang lebih jelas dari pernyataan,
sehingga diidentifikasi daerah yang harus ditingkatkan kinerjanya.
2. Dalam pembentukan peta personal yang terlibat akan paham
masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan.
Kerugian
Memakai BPR:
1. Diperlukan peta yang memberikan kemudahan dari pelaksana
operasi, hal ini perlu diperhatikan bila pemetaan dilakukan oleh staf pusat
atau konsultan.
2. Keterpakuan pada peta proses, sehingga mengganggu
keluwesan dari proses yang digunakan untuk proses yang unik.
DAFTAR
PUSTAKA
Heizer, Jay, Barry Render and Chuck Munson. 2016. “OPERATIONS MANAGEMENT Sustainability and Supply Chain Management”.
New Jersey:Pearson.E-book.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar