Rabu, 03 Maret 2021

MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN Business Process Reengineering (BPR

 


MANAJEMEN OPERASIONAL LANJUTAN

Business Process Reengineering (BPR)


 

Business Process Reengineering (BPR)

A.    Pengertian

Business Process Reengineering (BPR)  adalah strategi manajemen bisnis , awalnya dirintis pada awal tahun 1990 , berfokus pada analisis dan desain alur kerja dan proses dalam sebuah organisasi.
            Business Process Reengineering (BPR) merupakan suatu pendekatan manajemen yang bertujuan untuk memperbaiki dengan cara efisiensi dan efektifitas dari proses yang ada. Peningkatan kerja dengan melakukan perbaikan proses bisnis, terutama memikirkan kembali dan mendesain ulang cara kerja yang dilakukan dalam proses bisnis yang dilakukan, disaat seperti ini Business Process Reengineering (BPR) digunakan.

 Gambar Hirarki Bisnis Suatu Sistem
            Hal yang perlu diperhatikan dalam pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem bisnis secara mendasar adalah FundamentalRadikalDramatisOrientasi Proses.

1.      Fundamental, Mengapa perlu melakukan proses BPR? Ini hal fundamental hal BPR memulai sesuatu dari awal, tanpa asumsi dan menentukan apa yang harus dilakukan perusahaan dan bagaimana cara melakukannya

2.      Radikal, Desain radikal dari proses bisnis berarti mendesain ulang sesuatu dari awal, tidak memperbaiki prosedur yang sudah ada, dan berusaha melakukan optimasi. Jadi Radikal mengabaikan seluruh struktur dan prosedur yang sudah ada dan menemukan cara baru yang berbeda dengan sebelumnya dalam menyelesaikan pekerjaan

3.      Dramatis, BPR bukanla suatu usaha mencapai perbaikan sedikit demi sedikit dan bertahap, tetapi merupakan usaha mencapai lompatan besar dalam memperbaiki dan upaya mencapai kinerja perusahaan dimana perusahaan dalam menghadapi kesulitan.

4.      Orientasi Proses, Orientasi pada proses merupakan kata kunci terpenting dalam proses BPR untuk memberikan solusi terhadap proses tersebut dalam menghasilkan suatu produk, tidak hanya berfokus pada tugas, struktur, orang. BPR berfokus pada proses dan menentukan bagaimana membuat proses untuk memperbaiki cara melakukan bisnis


Tujuan Utama suatau perusahaan melakukan Business Process Reengineering (BPR)


1.      Membantu organisasi fundamental memikirkan kembali bagaimana melakukan pekerjaan dan melakukan proses bisnis dalam rangka untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada parapelanggan, mengurangi biaya operasional.

2.      Membantu perusahaan secara radikal melakukan merestrukturisasi organisasi dengan berfokus pada desain proses bisnis menjadi lebih efisien dan efektif

 

 

Alasan BPR Diperlukan

Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.

Konsep BPR

Konsep dari BPR pertama kali ditulis dalam publikasi secara simultan oleh Hammer (1990) dan Davenport & Short (1990) dan Hammer & Champy (1993), mereka menyatakan BPR adalah suatu pendekatan yang sama sekali baru berkenaan dengan ide dan model yang digunakan dalam memperbaiki bisnis. Davenport & Short (1990) lebih melihat BPR sebagai perluasan dari “industrial engineering”.

Sebenarnya ada dua kelompok besar penelitian BPR.

 

B.     Prinsip-prinsip BPR

Business Process Reengineering (BPR) adalah analisis dan merancang ulang alur kerja dalam dan di antara perusahaan. Michael Hammer dan James Champy menyarankan tujuh prinsip-prinsip rekayasa ulang untuk mengeffisienkan proses kerja dan dengan demikian mencapai peningkatan kualitas, manajemen waktu, dan biaya:


Mengatur terbentuknya hasil, bukan tugas.

1.      Identifikasi semua proses dalam organisasi dan memprioritaskan mereka dalam rangka mendesak mendesain ulang.

2.      Mengintegrasikan pengolahan informasi pekerjaan ke dalam pekerjaan nyata yang menghasilkan informasi.

3.      Perlakukan secara geografis sumber daya seolah-olah mereka terpusat.

4.      Link paralel kegiatan di alur kerja

5.      Letakkan titik keputusan dimana pekerjaan dilakukan, dan membangun kontrol ke dalam proses.

6.      Menangkap informasi sekali dan pada sumbernya.

 

Peranan BPR:

1.                   Menvalidasi informasi dari proses bisnis

2.                   Menyeleksi bagian fungsi atau proses bisnis yang mana yang membutuhkan analisislebih lanjut

3.                   Mengidentifikasi alur dokumen yang datang dan ketidekefisienan proses bisnis yang sedang berlangsung

4.                   Mengidentifikasi fungsi dan proses mana yang mempunyai performa bagus dan dipertahankan keeksistensiannya.

5.                   Mengidentifikasi kesempatan yang bagus dan potensial untuk harmonisasi fungsi dan proses antara departemen.

6.                   Mengidentifikasi kesempatan potensial dalam penerapan teknologi/servis yang akan digunakan pada masa yang akan datang

7.                   Menyediakan dasar untuk mengukur dan memeriksa kondisi environment masa sekarang / mendesign ulang environment masa yang akan datang.

 

 

Secara umum siklus Bisnis Process Re-enginnering dapat digambarkan sebagai berikut:


Yang dibagi menjadi 4 tahapan yang terdiri dari

1.      Identify Processes

2.      Review update Analyze as is

3.      Design to-be

4.      Test Implement to-be

Dari keempat tahapan tersebut apabila tahapan yang terdahulu belum mencapai target yang diinginkan maka process akan menunggu sampai process terselesaikan dalam arti lain 4 tahapan process diatas tidak boleh ada yang terlewatkan.

 

C.     Fase Rekayasa Ulang

Ada empat tahapan untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis yang berhasil, yaitu:

  1. Organizing the Organization. Fase pertama ini merupakan titik dimana organisasi perlu memutuskan proses mana yang akan direkayasa ulang. Tergantung pada jumlah rekayasa yang akan dilakukan, team pelaksana perlu dibentuk. Team diorganisasi yang memperhatikan gabungan berbagai ketrampilan yang dimiliki. Pemilihan champion yang akan memimpin tercapainya tujuan adalah sangat penting. Cakupan dan jadwal kerja harus diberikan pada team, termasuk pelatihan sebelum mereka menjalankan rekayasa ulang.
  2. Analyzing the Current Process. Fase berikutnya adalah melakukan analisis proses yang berjalan saat ini secukupnya untuk memahami bagaimana proses tersebut berjalan, dan berapa waktu siklusnya. Team harus menyadari bahwa proses yang dibangun harus lengkap yang dimulai dari pelanggan dan berakhir pada pelanggan. Karena tujuan rekayasa ulang adalah merevisi proses agar layanan pelanggan lebih baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab oleh team; yaitu siapa pelanggan organisasi, dan apa yang mereka inginkan. Dalam proses rekayasa ulang, team harus mampu memutuskan apa yang berjalan dan tidak berjalan pada proses yang direkayasa ulang dan memutuskan bagian mana yang harus diperbaiki.
  3. Developing New Concepts. Fase ini merupakan fase ketika tema harus berfikir Out of the box. Haruslah tetap diingat bahwa rekayasa ulang bukan perubahan sedikit demi sedikit, tetapi perubahan yang radikal; yang harus terjadi perbaikan pada biaya dan waktu siklus mencapai 50%. Seluruh sumber daya, teknologi, sistem manajemen yang terbaik saat ini harus menjadi pertimbangan untuk ditemukannya proses baru yang jauh lebh baik.
  4. Moving from the Current Organization to the New Model. Ketika model baru telah ditentukan, strategi untuk menjabarkan model dengan konsep baru ini perlu dikembangkan. Terkadang cara yang terbaik adalah mengelola perubahan ini pada sebagian kecil organisasi untuk memastikan tidak adanya kesalahan, kemudian pada unit yang lebih luas, dan akhirnya pada organisasi keseluruhan. Karena perubahan yang dilakukan adalah radikal, maka akan ditemui sesuatu yang tidak diharapkan saat implementasi konsep baru. Kritik dari orang-orang yang tidak setuju perubahan akan terjadi. Ini yang perlu dikelola. Untuk mengantisipasi hambatan, rekayasa ulang hanya dapat berjalan ketika top management memberikan 100% komitmen untuk semua usaha yang dilakukan, dan melawan usaha-usaha yang menghambat. Orang-orang yang bekerja dalam proses rekayasa ulang akan menjadi orang-orang yang tidak populer di lingkungannya; sehingga perlu suatu garansi bahwa mereka akan memperoleh posisi baru, karena kadang mereka tidak dapat kembali pada pekerjaan lama mereka.

Implementasi BPR

Kebanyakan BPR dilakukan untuk mengembangkan bisnis yang sedang dijalankan oleh organisasi. Suatu organisasi melakukan BPR apabila organisasi tersebut dalam keadaan kritis, sudah melihat bahwa dalam jangka waktu tertentu akan kritis, ataupun bagi organisasi yang ingin melebihi kompetitornya. Oleh sebab itu, dalam BPR seringkali berorientasi pada kepuasan pelanggan terhadap layanan, harga jual, kecepatan pelayanan, dan perkembangan dari produk. Cross (1994) menyakan ada 6 kategori dalam mendesain suatu prinsip yang harus diimplementasikan apabila suatu organisasi ingin kegiatan BPR-nya dapat sukses: 

1.      Kualitas pelayanan. Memperhatikan kualitas pelayanan juga berarti menyediakan petunjuk mengenai proses desain seperti yang diharapkan oleh konsumen.

2.      Alur kerja. Berhubungan dengan mengatur bagaimana alur proses dari kerja sebuah organisasi.

3.      Ruang kerja. Berpengaruh terhadap konsep ergonomis dan tata letak dari suatu budaya kerja di organisasi.

4.      Improvisasi yang kontinyu. Membantu dalam memastikan apakah proses tersebut bisa mandiri atau tidak.

5.      Tenaga kerja. Bagaimanapun juga, alur kerja yang sudah diatur tidak dapat dilakukan tanpa ada faktor manusia didalamnya.

6.      Teknologi Informasi. Membantu memastikan bahwa teknologi sebagai salah satu faktor yang bisa membantu menambah nilai (added value) dalam alur kerja (worflow).

 

Dampak BPR terhadap Kinerja Perusahaan

Dua pilar dari setiap organisasi adalah orang-orang dan proses. Jika individutermotivasi dan bekerja keras, namun proses bisnis adalah kegiatan rumit dan non-esensial tetap, kinerja organisasi akan menjadi miskin. Reengineering Proses Bisnis adalah kunci untuk mengubah cara orang bekerja. Apa yang tampaknya perubahan kecil dalam proses dapat memiliki efek dramatis pada arus kas, pelayanan dan kepuasan pelanggan. Bahkan tindakan mendokumentasikan proses bisnis sendiri biasanya akan meningkatkan efisiensi organisasi dengan 10%.

BPR merupakan alat yang sangat baik untuk digunakan dalam mendorong kecepatan proses operasi. Process mapping can reveal the constraints and bottlenecks in an operation. Proses pemetaan dapat mengungkapkan kendala dan hambatan dalam sebuahoperasi.

 

Keuntungan Memakai BPR:

1.    Memberikan gambaran yang lebih jelas dari pernyataan, sehingga diidentifikasi daerah yang harus ditingkatkan kinerjanya.

2.    Dalam pembentukan peta personal yang terlibat akan paham masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan.

 

Kerugian Memakai BPR:

1.    Diperlukan peta yang memberikan kemudahan dari pelaksana operasi, hal ini perlu diperhatikan bila pemetaan dilakukan oleh staf pusat atau konsultan.

2.    Keterpakuan pada peta proses, sehingga mengganggu keluwesan dari proses yang digunakan untuk proses yang unik.

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Heizer, Jay, Barry Render and  Chuck Munson. 2016. “OPERATIONS MANAGEMENT Sustainability and Supply Chain Management”. New Jersey:Pearson.E-book.

 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar